اگر جلسه را برگزار کردید و به نتایجی که در سوال دو نوشتید نرسیدید قطعا بدانید شما در اداره کردن جلسات مشکل دارید. از طرفی شاید واقعا به برگزاری جلسه نیاز نبوده است. بنابراین، بدون آنکه بررسی کنید روش بهتر دیگری برای رسیدن به هدف‌تان وجود دارد یا خیر، جلسه ای به انبوه جلسات اضافه نکنید.
? در مواقع زیر بهتر است جلسه ای برگزار نکنید:
▪وقتی #آمادگی برای جلسه ندارید و یا #زمان_کافی جهت آمادگی برای جلسه را هم ندارید.
با اینکه این قانون ساده به نظر می رسد ولی واقعا اغلب مدیران آن را رعایت نمی‌کنند. وقتی برای جلسه و نتایج مورد انتظارتان آمادگی ندارید قطعا جلسه به انحطاط کشیده می‌شود و باید چندبار تکرارش کنید تا نتایج لازم را بدست بیاورید. پس بهتر است تا قبل از آمادگی جلسه را برگزار نکنید.
▫وقتی برای #انتقال_مطالب می‌توان از روش های دیگری (به عنوان مثال ایمیل، تلفن و … ) استفاده کرد.
وقتی شما می توانید با استفاده از ابزارهای اطلاع رسانی دیگر این کار را انجام دهید قطعا نیازی به برگزاری جلسه نیست. بسیاری از مدیران دچار این خطا میشوند که می‌خواهند به یکباره همه را در جریان قرار دهند. اما اینکار ممکن است در زمان شما صرفه جویی کند، اما زمان زیادی از تیم‌تان می‌گیرد.
▪وقتی #موضوع مورد نظر شما ارزش زمان همه ی افراد را ندارد.
وقتی موضوع مرتبط با یک یا چند نفر است فقط از آنها برای شرکت در جلسه دعوت کنید. شاید این موضوع هم به نظر بدیهی بیاید اما در بسیاری از موارد ما از این #قانون تبعیت نمیکنیم.
▫وقتی اعضای گروه‌تان به خاطر درگیری با #مشکل دیگری آشفته هستند.
وقتی تیم‌تان درگیر موضوع دیگری هستند و برای حل آن نیاز به #تمرکز دارند، وقت آنها را برای موارد کم اهمیت‌تر در جلسه تلف نکنید. اجازه دهید مسئله به پایان برسد سپس درخواست برگزاری جلسه کنید. تشخیص این اولویت ها با شماست.
?یادتان باشد منظور من درگیری های روزمره کار نیست، آنها همیشه هستند. مسائل خاص مدنظراست.
▪وقتی موضوع جلسه #بررسیمسائلشخصی است.
برای مسائلی که بهتر است به صورت فرد به فرد حل می شود، جلسه برگزار نکنید. مانند #جمعآوریاطلاعات درباره ی #عملکرد_ضعیف یکی از #کارمندان .
▫وقتی لازم است #نظر تعدادی از افراد را جویا شوید.
در چنین حالتی به جای آنکه از افراد بخواهید در جلسه ای بازخوردهای خود را ارائه دهند اغلب بهتر است یک نظرسنجی انجام دهید تا داده های لازم جمع آوری شوند. یا اینکه خودتان به سراغ آنها بروید و نظرات آنها را جمع آوری کنید.
همان‌گونه که مطالعات بسیاری نشان داده اند، وقتی بازخورد افراد را در موقعیت گروهی جویا شوید دچار « #ذهنیت_گروهی » میشوند و دیدگاه های جدید، انگیزه‌بخش، چالش برانگیز و اغلب بهترین دیدگاه ها در شلوغی جلسات از دست می‌روند، زیرا هیچکس نمی‌خواهد از هنجار گروه منحرف و وضعیت موجود را بر هم زند.
